SUPPORTCENTRUM

Supportcentrum

Koppelingen voor gebruikersbeheer

Laatst bijgewerkt: Jun 26, 2019 06:09PM CEST

Het beheren van gebruikers in meerdere software pakketten kan voor beheerders een tijdrovende bezigheid zijn. De Digitale Gesprekscyclus is voorzien van een API koppeling voor het uitwisselen van gebruikersgegevens met andere software pakketten. Dit stelt organisaties in staat om hun personeelsgegevens in De Digitale Gesprekscyclus up-to-date te houden met bijvoorbeeld een koppeling met beheersystemen zoals AFAS Profit.

 

Gebruikersbeheer via een koppeling

Voor de systemen waar de meeste van onze klanten mee werken, hebben we een koppeling gebouwd. Het wordt hierdoor mogelijk om automatisch bepaalde stamgegevens uit uw beheersysteem (salaris-pakket, administratie software, HRM systeem of Office omgeving) op te halen en (terugkerend) naar De Digitale Gesprekscyclus te sturen. Dit voorkomt een handmatige import en het bijhouden van personele gegevens op twee verschillende plekken. De koppeling is éénzijdig. Wijzigingen in De Digitale Gesprekscyclus worden dus NOOIT teruggestuurd. Bepaalde gegevens (naam, e-mail, adres, etc.) in de Digitale Gesprekscyclus kunnen ook niet meer worden aangepast zodra de koppeling actief is. Bekijk de veelgestelde vragen in dit artikel voor meer details over de werking van de koppeling.


Kosten
Voor het activeren van de koppeling brengen we eenmalig € 500,- ex btw in rekening. Dat is voor de tijd die wij er mee bezig zijn om het aan te zetten (technisch) en voor de communicatie met de klant hier over. Voor het eventueel later weer deactiveren van de koppeling brengen we ook ditzelfde bedrag in rekening. Vooralsnog zijn er geen vaste terugkerende jaarlijkse of maandelijkse kosten voor het gebruik van de koppeling. We hopen dat ook zo te kunnen houden, maar we houden wel een kleine slag om de arm wat dit laatste punt betreft.

Voor ons is de mogelijkheid om te koppelen ook relatief nieuw (sinds februari 2017). Mocht het in de praktijk storings- of onderhoudsgevoelig blijken, dan valt de support voor het repareren van de koppeling niet onder uw standaard abonnement. Als zich dat regelmatig voordoet, dan kan het zijn dat we t.z.t. wel een vast bedrag per jaar extra gaan rekenen voor de koppeling. Ter geruststelling; de Digitale Gesprekscyclus is sinds de introductie in 2010 altijd al exact hetzelfde geprijsd (€ 15,- per medewerker), ondanks de introductie van heel veel nieuwe functionaliteiten. Uiteraard doen wij ons uiterste best om dat ook deze keer weer zo te houden. Er is geen reden om aan te nemen dat het storingsgevoelig zal zijn, maar we zijn graag altijd direct eerlijk van meet af aan.

Bij interesse of meer vragen verzoeken we je contact op te nemen met 
support@ddgc.nl 

Veelgestelde vragen over gebruikersbeheer via een koppeling
Wat gebeurt er met bestaande gebruikers?
Bestaande gebruikers binnen de applicaties blijven na het in gebruik nemen van de koppeling gewoon bestaan.

Hoe werkt het met bestaande gebruikers in DDGC die ik wil koppelen?
Wanneer u al klant bent bij DDGC en de koppeling met uw beheersysteem achteraf wordt aangebracht en het juist de bedoeling is dat bestaande gebruikers in uw DDGC account herkend worden en gekoppeld aan gebruikers in het beheersysteem, dan zijn er een paar zaken om rekening mee te houden. U dient er dan namelijk voor te zorgen dat alle gebruikers in DDGC over hetzelfde e-mailadres beschikken als het zakelijke e-mailadres van deze gebruikers in uw beheersysteem. Het kan dus voorkomen dat u alvorens de koppeling aan te brengen als bestaande DDGC klant eerst even wat 'huiswerk' heeft en een aantal zaken moet inregelen. Om dit gemakkelijk te maken hebben wij de mogelijkheid gemaakt om een gebruikersoverzicht uit DDGC te exporteren (als .csv bestand) en dat kunt u dan naast een export uit uw beheersysteem houden. Deze export mogelijkheid vindt u als beheerder onder instellingen. Wij helpen u uiteraard graag met dit proces.

Kan ik nog wel nieuwe gebruikers aanmaken in de Digitale Gesprekscyclus?
Ja, dat kan op dezelfde manier zoals u gewend bent. Handmatig aangemaakte gebruikers worden verder niet gekoppeld aan uw beheersysteem. Er vindt dus alleen uitwisseling plaats van uw beheersysteem richting DDGC, nooit andersom.

Kan ik gegevens van gebruikers aanpassen?
Ja, dat kan, maar voor gebruikers die via de koppeling worden beheerd, kunnen alleen de gebruikersrol, gebruikersnaam, wachtwoord en het organisatiedeel en de foto worden aangepast in De Digitale Gesprekscyclus. Alle andere gegevens worden immers via de koppeling opgehaald en wijzigingen kunnen niet vanuit De Digitale Gesprekscyclus worden teruggestuurd naar uw beheersysteem.

De volgende gegevens worden via de koppeling opgehaald uit uw beheersysteem:


Standaard gegevens (verplicht)
  • EmployerID
  • PersonID
  • Status (actief / inactief);
  • Gebruikersnaam (e-mailadres);
  • E-mailadres;
  • Aanhef;
  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel
  • Achternaam;
  • Datum in dienst;
  • Datum uit dienst;
  • Mobiel;

Aanvullende gegevens (optioneel)
  • Functie;
  • Telefoonnummer;
  • Personeelsnummer;
  • Geboortedatum;
Let op: dit betreft alleen de gebruikersgegevens. Informatie over de organisatiestructuur, afdelingen of andere zaken worden niet uitgewisseld.

Hoe werkt het aanmaken, verwijderen actief of inactief zetten van gebruikers?
Gebruikers die via een koppeling zijn aangemaakt in De Digitale Gesprekscyclus kunnen niet direct in de applicatie worden verwijderd. Het verwijderen van deze gebruikers dient te gebeuren in uw beheersysteem (bijvoorbeeld AFAS).
  • Gebruikers die actief zijn in uw beheersysteem zullen bij de initiële uitwisseling via de koppeling worden aangemaakt als gebruikers in de Digitale Gesprekscyclus op basis van het e-mailadres.
  • Gebruiker met status inactief of uit dienst binnen uw beheersysteem zullen bij de initiële uitwisseling via de koppeling niet worden aangemaakt.
  • Als gebruikers na de initiële uitwisseling via de koppeling in het beheersysteem op inactief of uit dienst worden gezet, zullen deze gebruikers in de Digitale Gesprekscyclus op inactief worden gezet.
  • Als u een inactieve gebruiker in uw beheersysteem op actief zet, zal deze in de eerstvolgende (dagelijkse) uitwisseling worden meegenomen en aangemaakt in de Digitale Gesprekscyclus als deze nog niet bestaat of op actief worden gezet als deze al wel bestaat.
  • Indien u een gebruiker verwijdert in het beheersysteem zal deze in De Digitale Gesprekscyclus op inactief worden gezet. Gebruikers worden dus nooit automatisch via de koppeling verwijderd.
  • Gebruikers die in De Digitale Gesprekscyclus op inactief staan, kunt u vervolgens in de applicatie wel zelf verwijderen. Het verwijderen van gebruikers die u handmatig in De Digitale Gesprekscyclus heeft toegevoegd kunt u uiteraard wel zelf verwijderen. Hier blijft de functionaliteit ongewijzigd.
  • Een medewerker heeft in AFAS een datum indiensttreding en een datum uitdiensttreding (resignationDate in de koppeling). Een medewerker wordt op inactief gezet als de datum uitdiensttreding gelijk of voor de datum van de uitwisseling ligt;
  • Een medewerker kan in AFAS meerdere aaneengeschakelde contracten hebben met startdatum contract en einddatum contract. In de koppeling met DDGC worden alleen de datum indiensttreding en datum uitdiensttreding meegenomen. Er worden dus geen contractgegevens gebruikt voor het actief/inactief zetten van een medewerker;
  • In veel gevallen zal de datum indiensttreding overigens gelijk zijn aan de startdatum contract voor een medewerker, maar de datum uitdiensttreding hoeft uiteraard pas ingevuld te worden als een medewerker ook daadwerkelijk vertrekt. Aangezien we geen contractdata gebruiken, gaat dit dus in de koppeling goed.

Wat gebeurt er als ik twee mensen met hetzelfde mailadres heb?
Het is helaas niet mogelijk om verschillende personen met hetzelfde e-mailadres te synchroniseren voor een organisatie binnen De Digitale Gesprekscyclus. De koppeling kan niet geïnstalleerd worden, omdat een eerste uitwisseling voor het aanmaken van gebruikers gebeurt op basis van het e-mailadres. Indien dit het geval is, zal onze support contact met u opnemen. Indien u binnen uw beheersystee
m meerdere gebruikers met hetzelfde e-mailadres heeft, verzoeken wij u dit aan te passen.


Hoe werkt de synchronisatie van gegevens?
Gebruikersgegevens worden dagelijks door de koppeling van De Digitale Gesprekscyclus uitgelezen. De koppeling leest alleen gebruikersgegevens van het beheersysteem uit via de koppeling en heeft geen mogelijkheid om gegevens in het beheersysteem aan te passen vanuit de Digitale Gesprekscyclus. Het betreft dus éénrichtingsverkeer van gegevens vanuit het beheersysteem naar de Digitale Gesprekscyclus. 

Kan ik bepaalde gebruikers uit het bronsysteem niet naar DDGC laten 'overzetten'?
Ja, dit is voor bepaalde bronsystemen mogelijk. De vuistregel is hierbij echter dat het bronsysteem het filter dient te bevatten. Voor AFAS Profit is dit bijvoorbeeld mogelijk door gebruik te maken van een custom GetConnector. Hiermee is het mogelijk om filters te maken voor bepaalde functies (zoals stagiairs of tijdelijke medewerkers) en bepaalde afdelingen. Lees meer over het instellen in de handleiding voor de koppeling met AFAS Profit:
 
Bij het aanklikken van de tegel om in te loggen via SSO krijg ik steeds het login scherm van de Digitale Gesprekscyclus te zien. Hoe kan dit?
Waarschijnlijk heb je eerder via de 'normale' manier ingelogd op de Digitale Gesprekscyclus via de browsers. In dit geval staat er in de cache (het geheugen) van je browser nog een verwijzing naar de oorspronkelijke login pagina. Je wordt hier dan automatisch naar doorverwezen, ook al probeer je vanuit AFAS in te loggen: De oplossing is om de cache van je browser te legen. Let op: dit verwijdert ook alle andere gegevens die zijn opgeslagen in je browser!
 
Google Chrome
  • Klik op 3 puntjes rechtsbovenin -> Meer opties -> Browsegeschiedenis wissen -> periode [alles] -> Gegevens wissen

Internet Explorer
  • Klik op tandwiel rechtsbovenin -> Internetopties -> knop verwijderen -> vink alles aan -> klik op verwijderen
 
Andere opties voor gebruikersbeheer
Bekijk de mogelijkheden voor het beheren van gebruikers:
 
  • Koppeling AFAS Profit 
  • Handmatige import (Excel)
 
 
support@ddgc.nl
http://assets1.desk.com/
false
gesprekscyclus
Bezig met laden
seconden geleden
één minuut geleden
minuten geleden
een uur geleden
uur geleden
gisteren
dagen geleden
ongeveer
false
Ongeldige karakters gevonden
/customer/nl/portal/articles/autocomplete