De Digitale Gesprekscyclus verstuurt automatisch of op basis van handelingen door gebruikers diverse e-mails. Onderstaande overzichten geven inzicht in welke e-mails verstuurd worden naar aanleiding van een bepaalde handeling, instelling, datum of limiet.
Let op: sommige mails worden alleen verstuurd naar aanleiding van bepaalde instellingen zoals bijvoorbeeld ‘accorderen’.
Inloggen
| Omschrijving e-mail | Moment van verzenden |
|---|---|
| Medewerker wordt verwelkomd en krijgt gebruiksinstructies voor de applicatie. | Direct |
| Medewerker krijgt de aan zijn e-mailadres gekoppelde gebruikersnaam toegestuurd. | Direct, na klikken op ‘Gebruikersnaam vergeten’ |
| Medewerker krijgt instructies over het instellen van een nieuw wachtwoord. | Direct, na klikken op ‘Wachtwoord vergeten’ |
| Medewerker wordt verwelkomd en krijgt gebruiksinstructies voor de applicatie. | Direct |
Gespreksformulieren en competentieprofielen
| Omschrijving e-mail | Moment van verzenden |
|---|---|
| Medewerker krijgt een bevestiging inclusief een iCalendar bestand van zijn te bespreken competentieprofiel. | Direct, bij aanwezige datum |
| Medewerker krijgt een uitnodiging voor de bespreking van een formulier met iCalendar bestand (voor een externe digitale agenda). | Direct, na instellen (óf wijzigen) datum en tijd en aanvinken ‘Uitnodiging versturen’ |
| Medewerker wordt geattendeerd op een naderende afspraak uit een tekstveld met opvolging. | 7 dagen van tevoren |
| Medewerker wordt geattendeerd op het feit dat zijn leidinggevende zijn competentieformulier definitief heeft opgeslagen en dat hij dit ‘voor akkoord’ dient te aan te merken. | Direct, bij definitief opgeslagen competentieprofiel |
| Medewerker wordt geattendeerd op het feit dat zijn leidinggevende zijn competentieformulier definitief heeft opgeslagen en dat hij dit ‘voor gezien’ dient aan te merken. | Direct, bij definitief opgeslagen competentieprofiel |
| Medewerker wordt geattendeerd op het feit dat zijn leidinggevende zijn gespreksformulier definitief heeft opgeslagen en dat hij dit ‘voor akkoord’ dient te aan te merken. | Direct |
| Medewerker wordt geattendeerd op het feit dat zijn leidinggevende zijn gespreksformulier definitief heeft opgeslagen en dat hij dit ‘voor gezien’ dient aan te merken. | Direct |
| Medewerker wordt herinnerd aan het feit dat hij volgende week een bespreking van een gespreksformulier heeft. | 7 dagen van tevoren |
| Medewerker wordt herinnerd aan het invullen van zijn eigen competentieprofiel. | 5 dagen van tevoren |
| Medewerker wordt uitgenodigd voor het invullen van zijn eigen competentieprofiel. | Direct |
| Leidinggevende krijgt een bevestiging inclusief een iCalendar bestand van een te bespreken competentieprofiel. | Direct, bij aanwezige datum |
| Leidinggevende krijgt een uitnodiging voor de bespreking van een formulier met iCalendar bestand (voor een externe digitale agenda). | Direct, na instellen (óf wijzigen) datum en tijd en aanvinken ‘Uitnodiging versturen’ |
| Leidinggevende wordt herinnerd aan het feit dat hij volgende week een bespreking van een gespreksformulier heeft van een medewerker. | 7 dagen van tevoren |
| Collega van betreffende medewerker wordt benaderd voor het invullen van een competentieprofiel. | Direct |
| Collega van betreffende medewerker wordt herinnerd aan het invullen van een competentieprofiel. | 5 dagen van tevoren |
| Collega van betreffende medewerker wordt via externe e-mail benaderd om voor de eerste maal een competentieprofiel in te vullen. | Direct, na klikken op Opslaan op pagina ‘Collega’s 360°-feedback’ |
| Collega van betreffende medewerker wordt via externe e-mail herinnerd om een competentieprofiel in te vullen. | 5 dagen van tevoren |
