Anonieme 360° feedback – is dat mogelijk in De Digitale Gesprekscyclus? Op dit moment is dat technisch (nog) niet mogelijk. Waarom niet, dat leggen we je in het onderstaande artikel graag uit.
Hoe werkt 360° feedback in de Digitale Gesprekscyclus (DDGC) applicatie? Als medewerker kun je in DDGC zelf collega’s uitnodigen om feedback over jou te geven. Dat kan aan de hand van open vragen en/of door het plaatsen van ‘bolletjes’ bij (gedragsvoorbeelden van) competenties. Je leidinggevende kan eventueel ook een aantal collega’s voor je uitnodigen.
Het werkt eigenlijk heel simpel. Jij of je leidinggevende zetten de vragenlijst klaar, nodigen één of meer collega’s uit, je ziet allebei wie er zijn uitgenodigd en door wie, zij krijgen vervolgens een uitnodiging, vullen in en de antwoorden van die collega’s worden uitsluitend zichtbaar voor de medewerker en de leidinggevende. Bij ieder antwoord staat netjes door wie het gegeven is. Niet anoniem dus. De antwoorden van de collega’s krijgen een ander kleurtje dan de antwoorden van de medewerker zelf en van de leidinggevende. Heerlijk overzichtelijk.
In Nederland hebben we een vrij open en directe feedback cultuur, dus in 95% van de gevallen sluit dit bovenstaande verhaal ook keurig aan bij de vraag van onze klanten – om het op deze transparante manier te organiseren. Een enkele keer echter krijgen wij uiteraard ook de vraag of de 360° feedback anoniem kan worden ingezet vanuit DDGC. Begrijpelijk, want je zou kunnen denken dat op die manier eerlijkere antwoorden worden gegeven en mensen zich veiliger voelen om in te vullen.
Waarom kan dit dan toch niet? Daar liggen drie redenen aan ten grondslag. De eerste twee redenen zijn heel praktisch van aard. Graag leggen we je uit wat onze overwegingen zijn. Zie onderstaand.
Reden 1: Er wordt weinig om gevraagd.
Als dit verandert in de toekomst, dan zijn wij uiteraard volledig bereid om onze mening en functionaliteit te herzien. We zijn er immers voor en door onze klanten. Dan gaan de onderstaande twee punten met het grootste gemak door de papierversnipperaar.
Reden 2: Wij houden de DDGC applicatie graag simpel.
Wanneer je bij ons als beheerder de (verplichte) e-learning voor beheerders volgt, dan kan dat ruim binnen één werkdag. Daar zijn we trots op. Je weet en kunt dan alles dat er te weten en te kunnen is. Onze supportdruk is daardoor ook heel laag en om die reden kunnen we ook een lage bezetting aanhouden op onze helpdesk en verreweg de meest voordelige prijsstelling in de markt hanteren. Win-win, zeg maar. Dat is iets waar wij bij iedere keuze bij stil staan.
De huidige functionaliteit met betrekking tot 360° feedback is ook simpel. Zie bovenstaand. Wanneer we niet-anonieme 360° feedback óók mogelijk maken binnen DDGC (naast de niet anonieme mogelijkheden), dan wordt door die keuzemogelijkheid (het instellen van) de 360° feedback functionaliteit opeens een stuk ingewikkelder. Krijgt iedereen dan hetzelfde kleurtje, inclusief de leidinggevende? Worden er alleen gemiddelde resultaten weergegeven? Moet er een bepaald minimum aantal respondenten zijn voordat de (gemiddelde?) resultaten worden getoond om anonimiteit te garanderen? Moeten de uitgenodigde collega’s automatisch door de applicatie geselecteerd worden? Zijn dat allemaal instelbare keuzes? Etc. Allemaal zaken die wij moeten maken, uitleggen en waar vragen over komen.
Reden 3: Anonieme feedback werkt niet (zeggen de experts – Google gerust even zelf)
Waarom niet? Een ‘open feedback cultuur’ is een heel belangrijk element bij het creëren van een ‘high performing team’, een ‘lerende organisatie’ en meer soortgelijke aliassen voor een goed samenwerkende organisatie. Anonieme feedback helpt daar niet bij en kan zelfs beschadigend zijn. Waarom?
Door feedback te anonimiseren neem je de verantwoordelijkheid weg bij de feedbackgever om goed na te denken over hetgeen er gezegd wordt, dat te onderbouwen en ook beschikbaar te zijn voor eventuele verduidelijkingsvragen. Goede feedback is geen eenrichtingsverkeer, maar juist het begin van een constructieve dialoog. Je wilt eigenlijk dat collega’s via de applicatie geen andere dingen zeggen tegen een medewerker dan zij in een persoonlijk gesprek zouden doen.
Goede, constructieve feedback heeft positieve intenties. Anonimiteit geeft echter ook ruimte om feedback te geven vanuit minder goede intenties, want je kunt er immers toch niet op aangesproken worden. Een mooie gelegenheid dus om nog wat ‘oud zeer’ te ventileren.
Feedback geven en ontvangen moet je leren, net als alle andere vaardigheden. Door het ontbreken van deze ‘loop’ terug naar de feedbackgever, ontneem je die de kans om te leren dat hij/zij niet duidelijk is geweest of niet constructief genoeg. De ontvanger blijft veelal met veel vragen zitten. Bepaalde feedback gaat een eigen leven leiden en wordt aan de verkeerde personen toegeschreven. Er ontstaat wantrouwen in je organisatie. Medewerkers gaan op onderzoek uit van wie bepaalde opmerkingen komen. De anonimiteit blijkt in veel gevallen vervolgens helemaal niet zo goed gewaarborgd om allerlei redenen. Allemaal zaken die exact het tegenovergestelde bereiken van hetgeen je eigenlijk wilt, die professionele open feedback cultuur.
Kennelijk zit niemand te wachten op een berg anonieme feedback, waarbij een groot deel vooral vragen oproept. Daar heb je niets aan. Het is wel veilig voor de afzender, maar niet voor de ontvanger.
—————————————-
Krijg je dus als beheerder die vraag vanuit je organisatie om anonieme 360° feedback? Vraag je dan af waar dit vandaan komt! Vinden jullie leidinggevende en medewerkers ook dat er een open feedback cultuur zou moeten zijn waarin eerlijk gezegd kan worden wat men vindt? Op een professionele manier met verantwoordelijkheid gegeven en ontvangen? Op een constructieve manier met positieve intenties en de mogelijkheden om door te vragen? Wordt er op dit moment echter getwijfeld aan de veiligheid die medewerkers ervaren om dat nu al te kunnen doen? Of aan de vaardigheid om dat op deze manier te kunnen geven en ontvangen? Wil je daar je instrumenten dan op aanpassen, of wil je juist die belangrijke vaardigheden en de feedbackcultuur veranderen? De eerste stap in dat ontwikkelproces is niet het organiseren van anonieme feedback – dat is een stap de verkeerde kant uit. Als je dit een interessante discussie vindt, dan denken we graag met je mee.
