Het basis abonnement voor De Digitale Gesprekscyclus kost € 720,- per jaar, exclusief btw. Je kunt dan tot maximaal veertig gebruikers (medewerkers) toevoegen en je hebt de volledige functionaliteit tot je beschikking. Het maakt niet uit of je veel personele wisselingen hebt jaarlijks, zo lang je maar binnen dat maximum aantal van 40 gebruikers blijft. Wanneer je dus medewerkers verwijderd, dan kun je weer nieuwe toevoegen.
Als je meer medewerkers hebt, dan kan dat ook uiteraard. Uitbreiding gaat in staffels van 10 personen en kost € 18,- per persoon per jaar. Tien extra gebruikers vraagt dus om een investering van € 180,- per jaar, exclusief btw.
Een rekenvoorbeeld: 100 gebruikers kost € 1.800,- per jaar, exclusief btw en 50 gebruikers € 900,-, exclusief btw. Deze cijfers zijn gebaseerd op het prijspeil van 1 september 2024. Jaarlijks in september wordt er geïndexeerd op basis van onder andere inflatie.
Verlenging
Het abonnement wordt jaarlijks stilzwijgend verlengd. Direct na ingang van de nieuwe abonnementsperiode ontvang je van ons een factuur voor het aankomende jaar, gebaseerd op het op dat moment ingestelde maximum aantal gebruikers. Bij instellingen -> account -> facturatie, kun je zien wanneer jouw abonnement verloopt.
Tussentijds aanpassen maximum aantal gebruikers
Je kunt als beheerder zelf het gewenste maximum aantal medewerkers in jouw organisatie verhogen. Zie de schermafbeelding onderaan dit artikel. Kort samengevat:
- Ga naar: Instellingen > Account > Algemeen > Aantal medewerkers aanpassen
Wanneer je tussentijds het maximum verhoogt, dan ontvang je een aanvullende factuur voor het restant van je abonnementsperiode – naar rato dus.
Verhoog je dus je abonnement met 10 gebruikers en nog 6 maanden te gaan, dan krijg je een aanvullende factuur van € 90,- exclusief BTW. Rekensom: 10 gebruikers x € 18,- x half jaar.
Doordat alleen een beheerder het maximum kan verhogen houd je de kosten in de hand, zelf als je leidinggevenden permissies geeft om medewerkers toe te voegen. Zij kunnen dat dan alleen tot het door jou als beheerder ingestelde maximum.
Let er wel op dat als je een koppeling hebt met een ander systeem voor gebruikersbeheer, het maximum automatisch verhoogd wordt wanneer dit systeem meer nieuwe medewerkers toevoegt dan je ingestelde limiet toelaat.
Geen restitutie bij tussentijdse verlaging
Bij tussentijdse verlaging van het ingestelde maximum vindt geen restitutie plaats voor de al betaalde (of nog verschuldigde) lopende abonnementsperiode. Wanneer je tussentijds verlaagd, dan ontvang je bij ingang van het nieuwe jaar wel een lagere factuur voor de nieuwe periode.
Let er dus op dat je een eventuele verlaging doorvoert, voordat de nieuwe abonnementsperiode in gaat. Wij sturen je een week voordat de nieuwe periode in gaat nog een herinnering per e-mail en kunnen helaas ook niet alsnog de factuur voor je verlagen als je na ontvangst van die factuur nog gebruikers verwijdert en het maximum verlaagt. De herinnering per e-mail is bedoeld om te zorgen dat je dit tijdig kunt doen. Wij moeten dit helaas strak hanteren, omdat wij op ons beurt onze jaarlijkse (ontwikkel- en support)kosten baseren op deze abonnementscijfers. We rekenen op je begrip.
Inactieve gebruikers
Inactieve gebruikers tellen ook mee voor je abonnement. Wanneer je dus besluit om medewerkers nadat ze uit dienst gaan nog twee jaar als inactief in de applicatie te laten staan (wettelijke bewaartermijn), dan kost je dat 2 x 18 euro. Uiteraard kun je ook een export van hun dossier maken en het verwijderen uit De Digitale Gesprekscyclus.
