In deze onderstaande video laten we je zien hoe je als medewerker, leidinggevende en beheerder de gegevens van een gebruiker kan wijzigen of aanvullen.
We hopen dat de video duidelijk was? Eén aanvulling nog.
In de Digitale Gesprekscyclus is het zo geregeld dat het gespreksdossier van een medewerker altijd in één organisatiedeel staat. De afdeling, vestiging of locatie waar hij of zij werkt. Logisch en simpel.
De leidinggevende of leidinggevenden van dit organisatiedeel hebben dan toegang tot de gespreksdossiers van alle medewerkers van dit organisatiedeel.
In bijna alle gevallen werkt dit prima. Er is echter ook een situatie denkbaar waarin een medewerker een deel van zijn taken of werkweek ook uitvoert bij een ander organisatiedeel.
Wat nu als je voor twee afdelingen of vestigingen werkt?
De meest voor de hand liggende oplossing, die we ook aanraden, is niet technisch van aard. Bepaal wie ‘de leidinggevende’ is en plaats in dat organisatiedeel het gespreksdossier. Uiteraard kunnen beide leidinggevenden zo nu en dan even bij elkaar op de koffie gaan om input aan elkaar te geven. De ’tweede leidinggevende’ kan uiteraard ook gewoon geschreven input aanleveren bij de medewerker of de leidinggevende, om in het dossier te plaatsen (uploaden).
Uiteraard zijn er ook mogelijkheden om de tweede leidinggevende ook daadwerkelijk toegang tot hetzelfde gespreksdossier te geven, als je dat toch prettiger vindt. Daarbij wil je er voor zorgen dat de tweede leidinggevende niet ook per ongeluk inzage krijgt in alle andere dossiers van de vestiging van de andere leidinggevende. Daarom plaats je het gespreksdossier van de betreffende medewerker in een nieuw aan te maken onderliggend organisatiedeel. Vervolgens geef je beide leidinggevenden rechten over dat onderliggende organisatiedeel. Iedere leidinggevende ziet nu zijn eigen organisatiedeel en beiden zien het extra nieuw aangemaakt organisatiedeel ‘onder’ de afdeling van ‘de leidinggevende’ met de gedeelde medewerker daar in.
Voor de zekerheid zeggen we het nog even… Iemand twee keer in de applicatie zetten is niet de oplossing voor dit vraagstuk. Niet nodig, maar dat geeft ook allerlei verwarring.
