Een situatie waar je in vrijwel iedere organisatie mee geconfronteerd wordt, is een medewerker die voor twee organisatiedelen/afdelingen werkt, met twee verschillende leidinggevenden.
Hoe kun je daar mee om gaan?
De meest eenvoudige– en dus door ons aangeraden – oplossing is om een keuze te maken aan welke leidinggevende de medewerker rapporteert, bijvoorbeeld de afdeling waar het meest gewerkt wordt, of de leidinggevende die de minste medewerkers heeft. Je plaatst de medewerker simpelweg bij die leidinggevende in het organisatiedeel en hij voert de gesprekken. Uiteraard is het netjes als de leidinggevende bij de ‘andere leidinggevende’ informeert of er nog bijzonderheden zijn. Je kunt de ‘andere leidinggevende’ eventueel ook uitnodigen voor 360° feedback en op die manier zijn mening meenemen.
Als je niet voor de meest eenvoudige oplossing wilt gaan, maar toch heel graag beide leidinggevenden in het gespreksdossier wilt laten werken – lees dan verder.
Je kunt een gespreksdossier niet in twee organisatiedelen plaatsen. Dat zou misschien je eerste ingeving zijn. Het gespreksdossier staat op één plek. Hoe ga je er dan mee om als je toch twee leidinggevenden van twee verschillende organisatiedelen toegang wil geven? Lees verder.
De meest ingewikkelde – en dus door ons afgeraden – oplossing is om twee accounts aan te maken voor de medewerker. Ten eerste geeft dat gedoe met twee verschillende gebruikersnamen en wachtwoorden voor de medewerker. Daarnaast betaal je ook dubbel voor de betreffende medewerker. Voor eventuele dossieropbouw is het ook niet handig om twee gespreksdossiers bij te houden. Wat nu als ze elkaar tegenspreken?
Dat raden we dus af, maar wat is dan wel een eventuele oplossing? Wat we gaan doen is een extra organisatiedeel aanmaken voor alleen deze medewerker – waar beide leidinggevenden toegang toe hebben.
Een uitgewerkt voorbeeld Een medewerker (genaamd Jonker) van Regio West, die aan de leidinggevende van Regio West (Yasmina) rapporteert, werkt ook af en toe voor Regio Oost. De regiomanager Oost (Pernille) vindt het prima dat de leidinggevende van Regio West in ’the lead’ is wat het voeren van gesprekken betreft, maar ze wil wel in het dossier van deze medewerker kunnen meekijken en eventueel reageren als dat nodig is. Je kunt de leidinggevende van Oost geen rechten geven over Regio West, want dan kan ze ook dossiers inzien van medewerkers uit die regio waar ze geen relatie mee heeft. Dat moet dus anders.
- Kijk hoe de medewerker heet in Regio West
- Maak een organisatiedeel onder Regio West aan met de achternaam van deze persoon
- Maak beide leidinggevenden (Oost en West) direct leidinggevende van het betreffende organisatiedeel
- Verplaats de medewerker in kwestie naar het betreffende organisatiedeel
Laat even op je inwerken wat er nu veranderd is. De leidinggevende van Oost kan nu niet alleen bij haar eigen organisatiedeel, maar ook bij het zojuist aangemaakte organisatiedeel. Zij krijgt ook meldingen daarvan, want ze is de direct leidinggevende. De leidinggevende van West wil uiteraard ook die meldingen ontvangen, dus vandaar dat we haar ook direct leidinggevende hebben gemaakt van dat nieuw aangemaakte organisatiedeel.
Dit is hoe het er uit zou moeten zien.
Wanneer je bij de leidinggevenden kijkt van dat organisatiedeel (door op het potloodje te klikken als je er overheen beweegt).
Dan krijg je – als het goed is – het volgende te zien.
Klopt dat allemaal? Dan heb je het goed gedaan!
Wat je eventueel ook nog zou kunnen doen, maar dat maakt het weer ingewikkelder, is in dit ene dossier twee gesprekscycli opstarten. Beide leidinggevenden kunnen dan allebei in een eigen cyclus ‘hun ding doen’. Uiteraard kan het wel verwarring opleveren en hebben ze zicht op de gesprekscyclus ‘van de ander’. Wanneer de medewerker echt twee hele verschillende functies heeft op die twee verschillende afdelingen, dan kan dit een oplossing zijn. Onze ervaring echter is, dat hoe ingewikkelder je het maakt, des te minder fijn het werkt.
