Wie heeft er toegang tot mijn gespreksdossier en hoe lang moet ik / mag ik als werkgever de verslagen van ontwikkelgesprekken, functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken bewaren? Dat zijn terechte vragen die uiteraard vaak gesteld worden.
Op de website van de autoriteit persoonsgegevens valt daar over het volgende te lezen.
“Wie heeft toegang tot mijn personeelsdossier?“
“Uw personeelsdossier is alleen toegankelijk voor personen voor wie toegang tot deze gegevens noodzakelijk is om hun werkzaamheden te kunnen doen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan uw directe leidinggevende of medewerkers van de afdeling personeelszaken.”
“Regeling toegang personeelsdossier”
“Soms zijn er binnen een organisatie specifieke regelingen over wie toegang heeft tot personeelsdossiers. Zo kan binnen uw organisatie geregeld zijn dat alleen personen die (extra) gescreend zijn, toegang hebben tot personeelsdossiers.”
“Hoe lang mag mijn werkgever de gegevens uit mijn personeelsdossier bewaren?”
“Dat hangt af van het soort gegevens. Uw werkgever is wettelijk verplicht sommige gegevens uit uw personeelsdossier een bepaalde tijd te bewaren.”
“Zo moet de werkgever gegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn, 7 jaar bewaren nadat u uit dienst bent. Loonbelastingverklaringen en een kopie van uw identiteitsbewijs moet uw werkgever 5 jaar na het einde van uw dienstverband bewaren.”
“Voor sommige gegevens uit uw personeelsdossier bestaan geen wettelijke bewaartermijnen. Voor die gegevens geldt als richtlijn een bewaartermijn van 2 jaar nadat uw dienstverband is beëindigd.”
“Voorbeelden van dit soort gegevens zijn: verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken, arbeidsovereenkomsten en wijzigingen hierin, correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag, afspraken over werkzaamheden voor de ondernemingsraad, getuigschriften en administratieve verzuimgegevens.”
“Langer bewaren”
“Uw werkgever kan gegevens van u als (ex-)werknemer langer bewaren als er een arbeidsconflict met u is (geweest) of als er een rechtszaak loopt.”
Let op; De verslagen van de gesprekken die je bewaard in de Digitale Gesprekscyclus vormen onderdeel van het personeelsdossier, maar vormen niet het gehele personeelsdossier. Naast verslagen van gesprekken zul je in het personeelsdossier als werkgever immers bijvoorbeeld ook informatie over het arbeidscontract en het salaris (loonstroken) bijhouden.
De richtlijn voor het bewaren van de deelinformatie uit De Digitale Gesprekscyclus is dus tot twee jaar na het uit dienst treden van de betreffende medewerker.
Praktisch; Veel organisaties kiezen er voor om ieder kalenderjaar een extra organisatiedeel toe te voegen, bijvoorbeeld ‘Uit dienst 2020’ en de medewerkers die uit dienst gaan te inactiveren en naar dat organisatiedeel te verplaatsen. Je kunt dan simpelweg na twee jaar dat betreffende organisatiedeel leeg maken. Op die manier houd je overzicht over de medewerkers die uit dienst gaan en over de bijbehorende bewaartermijn. Uiteraard kun je ook de dossiers van de betreffende medewerkers exporteren (per formulier) en elders bewaren gedurende twee jaar.
